Уважаемые участники, ниже описана процедура регистрации на конференции ИОИ-2024. Она существенно изменилась по сравнению с предыдущими годами, поэтому, пожалуйста, ознакомьтесь внимательно. Процедура регистрации состоит из нескольких этапов:
1. Заявка
Заявки на участие в конференции необходимо направлять электронной почтой по адресу info -(at)-mmro-(dot)-ru. Письмо должно содержать тезисы доклада, оформленные в соответствии с правилами (pdf и полный комплект исходников), а также краткую анкету:
- имя и статус докладчика: студент, аспирант или другое;
- список посетителей конференции для изготовления приглашений и именных бейджей, а также предполагаемые даты посещения;
- намерение участвовать в отборе для публикации расширенных статей (да/нет).
Результат: заявка регистрируется, оргкомитет сообщает размер базового оргвзноса.
2. Рукопись
Оргкомитет проводит рецензирование и редактирование присланных материалов. Авторам предоставляется возможность отреагировать на замечания и внести правки в рукописи.
Результат: оргкомитет сообщает о принятии или отклонении доклада.
3. Сопроводительные документы
Авторы принятых докладов должны предоставить комплект сопроводительных документов для своего доклада. Комплекты отличаются в зависимости от гражданства авторов и некоторых других обстоятельств:
- экспертное заключение о возможности открытого опубликования — предоставляется, если среди авторов присутствуют сотрудники российских или белорусских организаций (образец для РФ, образец для РБ);
- разрешение на вывоз материалов за границу — предоставляется, если среди авторов есть сотрудники российских организаций (образец);
- лицензионный договор о передаче неисключительных прав на произведение — предоставляется в любом случае, если тезисы публикуются в сборнике (в редких случаях, в основном, связанных с опозданием, допускаются доклады без включения в сборник, сумма оргвзноса при этом не уменьшается).
Договор заключается отдельно с каждым автором. Для упрощения этой процедуры тексты договоров с приложением полного текста произведения (пример) будет готовить оргкомитет.
В ответ на уведомление о принятии доклада, авторы должны предоставить данные всех соавторов:
- полное и краткое имя кириллицей (для иностранцев дополнительно полное имя на родном языке);
- гражданство;
- паспортные данные: серия и номер, кем и когда выдан (для инстранцев дополнительно фотография паспорта);
- почтовый адрес;
- телефон;
- адрес электронной почты;
- пол (для иностранцев, если не понятно по имени).
На основании этих данных и полного текста тезисов, оргкомитет сформирует тексты договоров и отправит ответным письмом. Полученные договора надо распечатать и подписать на каждой странице в отмеченном месте: либо внизу страницы, либо в специальном разделе с подписями сторон.
Сканы всех разрешительных документов необходимо направить в оргкомитет для проверки. После одобрения их необходимо отправить в адрес оргкомитета (119333, Российская Федерация, Москва, ул. Вавилова 44, корп. 2, ФИЦ ИУ РАН, Борисовой Т.И.) заказным письмом и предоставить в оргкомитет трек-номер для отслеживания. В случае возникновения сложностей с отправкой письма в Россию, необходимо сообщить об этом в оргкомитет.
ВНИМАНИЕ! Сканы должны быть сканами. Если в присланном файле можно выделять текст, а подписи вставлены картинками, документ будет отклонен.
ВНИМАНИЕ! Документы обязательно отправлять в адрес оргкомитета, а не в адрес ООО «Интеллектуальное кольцо».
4. Оплата
Если участники занимаются вопросами проживания самостоятельно, в т. ч. в общежитиях ГрГУ, и им не нужны индивидуальные договора, оплату оргвзноса можно производить по следующим реквизитам:
ООО «Интеллектуальное кольцо»
ИНН/КПП 5047149206/504701001
ПАО АКБ «АВАНГАРД», Г. МОСКВА
Р/с 40702810200020002847
К/с 30101810000000000201
Код БИК 044525201
Назначение платежа:
За участие в конференции ИОИ-2024. Без НДС.
Сумма должна соответствовать размеру базового оргвзноса из пункта 1.
Если у участников есть проблемы с оплатой по реквизитам российского банка, необходимо сообщить об этом в оргкомитет и договориться об оплате через белорусских соорганизаторов или другим способом.
Если участникам нужен персональный договор, или требуется включить в оргвзнос размещение, необходимо предварительно согласовать это с партнерами оргкомитета по адресу la-idp24 -(at)-intring-(dot)-ru.
Результатом пунктов 3 и 4 является допуск доклада на конференцию и завершение регистрации.
5. Регистрация участников
Докладчики и их соавторы (согласно анкетам из пункта 1) могут регистрироваться для участия в конференции и получать бейджи и другие материалы, в том числе экземпляры договоров, во все время ее работы.
Участие в конференции без доклада необходимо согласовать с оргкомитетом.
6. Расширенная публикация
По результатам конференции ММРО-2023 авторам было направлено 45 приглашений опубликовать расширенные статьи. Приглашением воспользовались 28 авторских коллективов. Ввиду сжатости сроков подготовки дополнительные приглашения почти не высылались, несмотря на наличие достойных докладов.
В этом году в отборе будут участвовать только доклады, авторы которых явно и заранее укажут о своем намерении в заявке.